Naatal Mbay recrute 02 profils
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Titre du poste : Senior Spécialiste Procurement basé à son bureau à Dakar
Le dossier des candidats comprenant un CV détaillé avec copie des diplômes et une lettre de motivation devra être transmis avec référence du poste en objet via adresse email : recruitment@nmbay.sn au plus tard le 17 avril 2016.
Mission
- Assiste le Procurement & compliance manager dans la préparation des Purchase Orders et Contrats de consultants en conformité avec les procédures de l’USAID et d’IRG/Engility.
- Assure que les procédures sont respectées dans la sélection des prestataires, partenaires et consultants : rédaction termes de référence, appel à la concurrence, réception des offres techniques et financières, documentation du processus de sélection à travers un mémo d’évaluation ou le « vendor selection form ».
- Assiste le Procurement & compliance manager dans la négociation et vérification des coûts détaillés inclus dans les budgets des activités des prestataires et partenaires et la documentation du processus.
- Assiste dans la vérification des statuts des organisations sélectionnées, et l’obtention de tous documents justificatifs nécessaires.
- Assiste à la rédaction des Purchase Orders, et contrats des consultants individuels conformément aux budgets, modalités, termes de référence, formulaires et procédures établis.
- Assure le suivi administratif des Purchase Orders et Contrats de consultant souscrits : suivi des échéances, rappel aux techniciens responsables, préparation des états des livrables mensuels pour les besoins des accruals, appels de fonds, etc. Préparation de tout support de suivi administratif.
- Prépare les documents justificatifs de paiement des livrables et honoraires de consultant après l’acceptation de l’équipe technique et du COP.
- Transmets à la comptabilité et assure le suivi pour un paiement diligent.
- Veille au classement efficient de tous les documents et à la mise à jour régulière des outils de gestion des livrables et des dépenses du NAATAL M
- Appui et participe aux comités d’achats locaux.
- Assiste dans l’établissement/vérification des spécifications techniques en relation avec les départements techniques et les partenaires.
- Facilite le lancement des appels d’offres et prépare les bons de commande.
- Suit la livraison des équipements aux destinataires, leur identification/étiquetage selon les cas, obtention des exonérations de taxes et de douane selon les procédures
- Assiste dans la gestion des bons de commandes souscrits : suivi des échéances, réception des biens conformément à la commande, etc. Prépare les demandes de paiement à la comptabilité avec toute la documentation justificative requise par les procédures. Met en place et gère un système de suivi et fournit toute information y relative selon les besoins : appels de » fonds, rapports d’activités, etc.
- Etablit un système efficient de classement de tous les documents.
Compliance
- Sert d’IAA (International Agreement Administrator) pour le projet chargé de l’obtention et de la transmission au siège de la documentation « Due Diligence ».
- Prépare les tableaux Excel de demandes de prise en charge des représentants des services étatiques impliqués dans les activités du NAATAL MBAY conformément aux procédures de FCPA « Foreign Corrupt Practices Act » et assure le suivi des approbations pour transmission au siège tous les mois.
Qualifications et qualités personnelles requises
- Diplôme supérieur en administration ou gestion des affaires/projets
- 5 ans d’expérience professionnelle minimum dans une position comparable
- Expérience avérée avec les procédures de L’USAID
- Excellente connaissance des achats et des contrats,
- Parfaite connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Internet, etc.)
- Expérience avérée dans la gestion des FCPA
- Capacité de travailler sous pression et de manière autonome
Titre du poste : Spécialiste Formation /Archiviste basé à son bureau à Dakar
Le dossier des candidats comprenant un CV détaillé avec copie des diplômes et une lettre de motivation devra être transmis avec référence du poste en objet via adresse email : recruitment@nmbay.sn au plus tard le 17 avril 2016
Mission
La Spécialiste de la Formation / Archiviste est chargée de faciliter la mise en œuvre des activités de formation exécutées par le Projet mais aussi d’appuyer le département Suivi-Evaluation dans le classement des données et documents du Projet.
Principales activités
- Assurer l’organisation logistique des ateliers.
- Collecter et archiver tous les documents relatifs aux activités de formation. Assurer la saisie sur TraiNet des données relatives à toutes les activités de formation du projet Naatal Mbay.
- Contribuer au suivi des indicateurs de performance.
- Servir d’interface avec l’Equipe Administrative pour le suivi des contrats, des Pos, des mémos, des décaissements, des voyages de l’Equipe, etc.
- Gérer les FCPA « Foreign Corrupt Practices Act » en relation avec le Spécialiste Procurement
- Appuyer l’unité M&E dans le classement des documents-preuve à l’image du type d’archivage mis en place pour les formations avec la gestion informatisée des feuilles de présence issues des sessions de formations. Gérer le classement des pièces justificatives relatives aux indicateurs du projet.
- Préparer la liste consolidée de l’ensemble des formations réalisées au cours d’une année de reporting (Tableau annexé aux rapports annuels).
- Préparer la liste des consultants ayant fait des interventions dans le cadre du Projet au cours d’une année de reporting (Tableau annexe pour les rapports annuels).
- Appuyer l’impression et la mise sur CD des documents (livrables) devant faire l’objet d’envoi à IRG et à l’USAID en collaboration avec la cellule Communication de Naatal Mbay.
- Appuyer et capaciter les partenaires dans la gestion d’événements et de formation selon les procédures de l’USAID.
- Rédiger des documents en français et anglais selon les besoins.
- Exécuter toute autre tâche requise pour une mise en œuvre efficiente des activités de formation et l’archivage des données/documents selon ses compétences.
Qualifications et qualités personnelles requises
- Diplôme supérieur en administration ou gestion des affaires/projets
- 5 ans d’expérience professionnelle minimum dans une position comparable
- Expérience avérée avec les procédures de L’USAID
- Excellente capacité dans l’événementiel,
- Parfaite connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Internet, etc.)
- Expérience avérée dans la gestion des FCPA
- Capacité de travailler sous pression et de manière autonome.
NB ; Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.