NAATAL MBAY Dakar recrute 01 Réceptionniste & Admin/Logistique Assistant

Salaire / mois
Localisation Dakar / Sénégal
Expiration 03 Octobre 2017
Description de l’offre
Titre du Poste: Réceptionniste & Adrnin/Logistique Assistant

Le dossier de candidature comprenant un CV détaillé avec copie des diplômes et une lettre de motivation devra être transmis avec référence du poste en objet via adresse email ci-dessous au plus tard le mardi 03 octobre 2017

Principales Tâches et Responsabilités

Sous la supervision du Responsable Administratif de NAATAL MBAY Dakar, le/la Réceptionniste & Admin/Logistique Assistant est chargée de gérer le standard téléphonique, d’accueillir les visiteurs, d’appuyer le Projet dans l’exécution de certaines tâches administratives, d’appuyer le suivi logistique et d’appuyer les bureaux régionaux en Administration et logistique.

II/Elle exécutera plus spécifiquement les tâches suivantes :

1. Gestion de la réception et du standard téléphonique :

➢ Répond aux appels téléphoniques et les passe à la personne demandée après vérification de la disponibilité de cette dernière ;

Prend les messages lorsque la personne demandée est indisponible ou absente ;

➢ Effectue les appels téléphoniques qui lui sont demandés par le staff et les passe au demandeur dans les meilleurs délais. En cas d’indisponibilité de ligne, tient le demandeur informé de l’évolution de sa demande ;

➢ Reçoit le courrier arrivée, l’enregistre sans tarder, et le transmet au destinataire ;

Se rapproche des professionnels pour obtenir les noms des personnes ou partenaires attendus dans la journée ;

➢ Accueille les visiteurs, vérifie qu’ils sont attendus, installe les visiteurs à la réception en attendant que la personne visitée vienne les chercher. En cas d’indisponibilité de la personne visitée, ou lorsque le visiteur n’est pas attendu, prend ses coordonnées pour un contact ultérieur éventuel ;

➢ Reçoit les réponses aux appels d’offres et avis de recrutement, les enregistre dans les supports prévus à cet effet et les transmet sans tarder au destinataire approprié selon le cas ;

➢ Reçoit les journaux quotidiens auxquels le projet est abonné. Met à jour le ficher de suivi Excel prévu à cet effet, les transmet à la spécialiste de la communication. A la fin du mois, vérifie la facture du vendeur et prépare les documents de paiement ;

➢ Répond aux demandes de renseignements concernant le projet. Si elle n’a pas l’information, transfère la demande à la personne susceptible de satisfaire la demande ;

➢ Met à jour le répertoire téléphonique des numéros fréquemment appelés ;

➢ Assure l’acheminement du courrier vers l’extérieur en fonction de la disponibilité des chauffeurs à l’aide du cahier de transmission ;

➢ Veille à la propreté et à la bonne tenue de la réception .

2. Appuie dans diverses activités administratives et Logistique:

➢ Rédige les draft, saisit et classe divers documents et correspondances ;

➢ Assure le suivi de l’entretien des véhicules ;

➢ Coordonne les sorties des véhicules et des chauffeurs (Dakar et missions de terrain)

➢ Réceptionne les log book sur une base hebdomadaire et apporte les premières vérifications et demandes de complément ;

➢ Vérifie et confirme les déplacements avec les responsables en cas de besoin et confirme les kilométrages effectués par les véhicules

➢ Analyses les variations de consommation du carburant et en fait un report au Superviseur

➢ Assiste dans l’achat de fournitures de bureau : recherche de proforma, élaboration bon de commande, préparation documents de paiement, etc ;

➢ Coordonne l’appui logistique des missions de terrain du staff : réservation d’hôtels, préparation travel request/demandes de perdiem, etc ;

➢ Appuie dans l’organisation de rencontres (prise de rendez-vous);

➢ Coordonne la signature de divers documents par le directeur du projet ;

➢ Prépare les documents justificatifs liés aux activités administratives selon les besoins

3. Appuie aux bureaux et antennes régionaux

➢ Réceptionne les documents envoyés par les bureaux régionaux ;

➢ Apporte les premières vérifications et confirme avec eux avant tirage et soumission des dossiers;

➢ Suit le dossier jusqu’à l’approbation finale et/ou scanne et envoie le document validé ou les demandes supplémentaires réclamées par les validateurs.

➢ Effectue toute autre tâche qui lui serait assignée dans le cadre de son travail et selon ses compétences.

Supervision

Le travail sera effectué sous la supervision directe du Responsable Administratif de NAATAL MBAY Dakar.
Coordonnées du recruteur pour cette offre

recruitment@nmbay.sn