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L’OMS recrute 01 Assistant Programme

L’OMS recrute 01 Assistant Programme

Assistant Programme – (1703035)

Grade G6

Arrangement contractuel rendez-vous à durée déterminée

Contract duration: Deux (2) ans avec une période probatoire d’un (1) an

Offre d’emploi

8 septembre 2017, 3:36:42 PM

Date de clôture

30 septembre 2017, 21:59:00 PM

Emplacement principal

: Senegal-Dakar

Organisation

Programme AF / WHE OMS d’urgence sanitaire (WHE)

Programme

Temps plein

.

OBJECTIFS DU PROGRAMME

Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire a pour mission d’aider les pays et de coordonner l’action internationale afin de prévenir les flambées et les situations d’urgence, de s’y préparer, de les détecter, d’y réagir rapidement et d’assurer le relèvement.

La raison d’être du poste est d’apporter un appui administratif au hub/WHE de Dakar dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de l’OMS.

 

DESCRIPTION DES DEVOIRS

Sous la supervision de l’Administrateur du hub, l’Assistant de Programme fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la réalisation des objectifs ci-après :

 

Administration Générale :

 

  1. Administration du personnel et entre autres orientations touchant au règlement et au statut du personnel;
  2. Accueillir et nouveaux fonctionnaires etFournir des conseils et une assistance pour des questions de gestion administrative :

– Organiser des réunions sur les problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et y participer éventuellement,

– prendre part aux discussions concernant les procédures ou pratiques nouvelles et révisées.

  1. Aider à la préparation de budgets administratifs et plan des ressources humaines du hub ;
  2. Assiste les membres du personnel international en ce qui concerne l’importation, l’acquisition et l’enregistrement de leurs véhicules et effets personnels en collaboration avec l’Administrateur du Bureau-Pays ;
  3. Effectue le suivi des congés et absence des membres du personnel du hub.

 

Gestion des achats et des stocks :

 

  1. Assiste à la prévision des achats;

– Assiste le hub dans l’élaboration des prévisions d’achats.

– Sur la base du plan de prévision des achats, l’Assistant fournit un appui à l’exécution des activités d’achat connexes et peut participer avec ou en lieu et place du supérieur hiérarchique aux réunions avec des fournisseurs ou des unités de programmes;

  1. Initie ou révise des demandes d’achat de biens et services;

– Ceci inclus l’initiation des contrats non-staff (Consultant et SSA) suivant la demande exprimée ;

– S’assure que la liste des entrepreneurs/fournisseurs sélectionnés est envoyée en vue de leur enregistrement;

– propose au hub ou l’aide à accepter les offres les plus économiques, justificatifs à l’appui.

  1. Accuse réception des biens et services dans le GSM;
  2. Tient/met à jour des données de tous les articles «inventoriables» du bureau de pays;
  3. Gère l’allocation des espaces et du matériel de bureau aux membres du personnel en collaboration avec l’équipe des services administratifs;

 

Gestion des voyages et des réunions :

 

  1. Enregistre et gère les plans de réunions dans le GSM;
  2. Enregistre et gère les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles;
  3. Assure la conformité à la politique en matière de voyages;
  4. Prend toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du hub et gère les plans de voyage;
  5. Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées au cours des missions;
  6. Aide à la production de rapports, de statistiques et/ou de matériels d’information, en cas de besoin;
  7. Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d’absence d’un membre de l’équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du hub.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essential: Fin d’études secondaires en administration générale avec une formation pratique axée en gestion.

 

Desirable: Diplôme d’études supérieures en gestion.

 

Expérience

 

Essential: 8 ans d’expériences impliquant des responsabilités progressivement plus importantes  en gestion administrative.

 

Desirable: Expérience au sein d’une Agence du Système des Nations Unies ou dans une structure internationale ou multinationale ; La connaissance du progiciel Orale ou autre système ERP serait un atout.

 

Compétences

 

– Avoir de bonnes connaissances mises à jour de procédures standards opérationnelles (SOP) ;

– Maîtriser  les règles, la réglementation et les pratiques de l’OMS en matière de gestion administrative et financière;

– Capacité de planification ;

– Savoir créer et maintenir des relations de travail saines avec des personnes de nationalités et de cultures différentes

Compétences de l’OMS

1).        Communiquer de manière crédible et efficace ;

2).        Favoriser l’intégration et le travail en équipe ;

3).        Produire des résultats ;

4).        Avancer dans un environnement en pleine évolution ;

5).        Gérer les ressources de manière efficace.

Utilisation des compétences linguistiques

Essential: Les exigences linguistiques sont interchangeables (Anglais et Français).

 

Désirable :

 

INFORMATION ADDITIONNELLE

  • Cet avis de vacance peut être utilisé pour combler d’autres postes similaires au même niveau scolaire
  • Seuls les candidats en série seront contactés.
  • Un test écrit peut être utilisé comme une forme de dépistage.
  • Dans le cas où votre candidature est retenue pour une entrevue, vous devrez fournir, à l’avance, une copie scannée du (des) diplôme (s) / certificat (s) / certificat (s) requis pour ce poste. L’OMS considère uniquement les diplômes d’études supérieures obtenus auprès d’une institution accréditée / reconnue dans la Base de données sur l’enseignement supérieur mondial (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (IAU) / Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). On peut accéder à la liste via le lien: http://www.whed.net/ .Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et exigeront un examen individuel.
  • Tout rendez-vous / prorogation de nomination est assujetti au Statut, au Règlement du personnel et au Manuel du personnel de l’OMS.
  • Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez visiter: http://www.who.int.
  • L’OMS s’engage dans la diversité de la main-d’œuvre.
  • L’OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de toute forme de tabac.
  • L’OMS a une politique de mobilité qui peut être trouvée sur le lien suivant: http://www.who.int/employment/en/ . Les candidats nommés à un poste international avec l’OMS sont soumis à la mobilité et peuvent être affectés à toute activité ou lieu d’affectation de l’Organisation dans le monde entier.
  • Les demandes de femmes et de ressortissants d’États membres non représentés et sous-représentés sont particulièrement encouragées.

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