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L’Office Management Team des Nations Unies recrute 01 Assistant Administratif

L’Office Management Team des Nations Unies recrute 01 Assistant Administratif – Roster (base de données)

Salaire / mois
Localisation Dakar / Sénégal
Expiration 13 Octobre 2017

Description de l’offre
Type of Contract : FTA Local

Post Level : GS-5

Languages Required : French

Duration of Initial Contract : 1 year

Background

L’Office Management Team (OMT) des Nations Unies au Sénégal recrute pour sa base de données (roster)

L’Assistant/e Administratif/ve offre un soutien aux services administratifs et fournit un travail de haute qualité et un service précis, ponctuel et convenablement enregistré/documenté.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des Projets extérieurs du Bureau, ainsi qu’avec le personnel d’autres institutions de l’ONU afin d’assurer la cohérence des services offerts.

Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Duties and Responsibilities

Assure la mise en ?uvre des stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

* Conformité des activités administratives avec les règles et règlements des Nations Unies, et les politiques, et stratégies du PNUD

* Elaboration de procédures standards de fonctionnement de l’Administration en collaboration avec le superviseur direct
Offre un appui administratif et logistique, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

* Réception des expéditions, formalités de dédouanement, préparation des documents pour expédition, formalités d’expédition

* Préparation de toute la documentation nécessaire, suivi des actions, correspondance relative aux expéditions/dédouanement

* Organisation des déplacements (missions) et réservations d’hôtel, préparation des autorisations de déplacements (PT8, Ordre de mission)

* Appui aux membres du personnel et aux personnes à leur charge pour l’établissement des demandes de visa de séjour, carte diplomatique et autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national

* Appui administratif à l’organisation des conférences, ateliers, retraites

* Préparation de correspondances, fax, notes de service, rapports courants conformément aux IPO du Bureau extérieur

* Extraction, saisie, copie, scan et classement de données provenant de sources diverses

* Vérification des registres des véhicules et préparation de projets de rapports sur les antécédents et de plans d’entretien des véhicules

* Gestion du parc automobile et supervision des chauffeurs

* Appui à la gestion du bâtiment et des contrats de prestation

* Appui à la gestion du magasin et des stocks et inventaires du matériel

* Recouvrement des coûts et facturation de services rendus (exo, service parc auto, carburant)

* Réquisitions et requêtes des prestataires et contrats

* Appui au procurement

* Réquisition dans ATLAS

Fournit un appui au bon fonctionnement du Bureau et à la gestion des actifs, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

* Appui à la collecte d’informations sur la gestion des actifs

* Tenue des dossiers et documents relatifs à la gestion des actifs

* Conservation/archivage des dossiers et documents ayant un rapport avec la gestion des actifs

Fournit un appui au renforcement et au partage des connaissances dans le Bureau extérieur, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

* Participation à la formation en gestion du personnel affecté aux Opérations/Projets

* Contribution aux réseaux et aux communautés d’expertise

Competencies

VALEURS ET COMPETENCES
* Intégrité
* Respect de la diversité
* Professionnalisme
* Aptitude à la planification et à l’organisation
* Orientation clients
* Volonté de perfectionnement

Required Skills and Experience

Education

* Diplôme de fin d’études secondaires

* Diplôme universitaire en Administration ou Administration publique serait un atout

Experience

* 5 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration ou de la Gestion de Projets

* Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (Word, Excel, PPoint, etc.) et des systèmes de gestion sur Internet

Language Requirements

* Maîtrise parfaite du français

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

Coordonnées du recruteur pour cette offre

Cliquez sur le lien suivant
https://jobs.undp.org/cj_apply.cfm?cur_job_id=74576

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