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Comment écrire un e-mail formel ?

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Le mail est aujourd’hui le moyen de communication incontournable qu’utilise les professionnels pour communiquer, et envoyer un courrier électronique requiert d’abord de connaître les règles.

Dans un mail nous avons trois parties essentielles qui le constituent, Le destinataire, le sujet, et le corps du message. Savoir remplir ces champs est impératif pour ne pas voir votre mail rejeté par le destinataire ou qu’il soit spammer.

Le Destinataire: 

À ou To (en anglais) Il faut y mettre l’adresse mail du destinataire (la personne à qui vous vous adressez). Il est possible de mettre plusieurs adresses mails dans ce champs séparées par des virgules (attention il y a des inconvénients lire la suite).

CC (Pour Copie Carbone): C’est là ou vous allez renseigner l’adresse mail des gens que vous voulez prévenir de l’envoie de votre mail. Par exemple, si vous voulez avisez votre supérieur que vous aviez envoyé les mails qu’il a demandé. Le destinataire du mail sera prévenu aussi que le patron a été avisé.

CCI (Copie pour Carbone invisible): Utiliser souvent pour faire de la newsletter, le CCI est le champ ou il faut mettre l’adresse mail des personnes qu’on veut prévenir de l’envoi d’un mail, sans que les destinataires (À & CC) ne soient au courant c’est à dire que les personnes à qui vous envoyez le mail ne verront pas les adresses mails des autres personnes.
Si vous écrivez un mail à envoyer à un groupe de personnes en utilisant le champ (À), les destinataires verront les adresses des autres personnes. Donc il est recommandé d’utiliser le champ CCI si vous ne voulez pas que votre destinataire voit l’adresse des autres personnes.

Le sujet ou l’objet:

C’est la partie la plus importante quand vous écrivez un mail. Si vous voulez que votre mail soit correctement traité, l’objet ou le sujet doit être bien étudié. Il doit être court et explicite 4 à 5 mots pour permettre à votre destinataire d’avoir un aperçu du contenu et d’en juger l’urgence.

Le corps du message:

Un mail doit être le plus direct possible, pas besoin de raconter sa vie juste allé droit au but parler de l’essentiel. Il est néanmoins de bon ton de garder un certain formalisme et toujours mettre un message même si vous envoyez une pièce jointe.

Quand vous envoyez un mail pour postuler une demande d’emploi, de stage… ou tout autre mail de ce genre, l’heure d’envoi du mail est à tenir en compte pour ne pas vous faire black-lister.

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